Можливість маніпуляцій із вхідною та вихідною кореспонденцією, її реєстрацією

Середній
рівень ризику
Підзвітність власника: Органи місцевого самоврядування
Сфера публічного управління: Місцеве самоврядування
Чого стосується: Загальні функції ОМС
Дата перегляду ризику: 01.02.2023 року
ОПИС РИЗИКУ:

Можливість посадової особи ОМС, яка здійснює реєстрацією вхідної/вихідної кореспонденції, задовольняючи свій приватний інтерес або в інтересах третіх осіб, знищувати документи, не вносити документи до відповідних реєстрів, приховувати інформацію або затримувати обіг кореспонденції.

Джерела ризику

Недосконалість впровадженої автоматичної системи обігу документів, зокрема відсутність її інтегрування з іншими структурними підрозділами ОМС та іншими державними установами.
Відсутність (недосконалість) контролю з боку уповноваженої особи з питань запобігання та виявлення корупції чи інших осіб за обігом вхідної кореспонденції та її реєстрацією.

Стратегічні наслідки

Втрата довіри громади до органу

Особисті репутаційні втрати для керівництва громади

Втрата/недоотримання бюджетних коштів

Прийняття рішень всупереч інтересам громади

Корупційні наслідки

Притягнення до юридичної відповідальності посадових осіб органу

СПОСОБИ МІНІМІЗАЦІЇ РИЗИКУ

Посадовим особам ОМС забороняється:
1) відмовляти фізичним або юридичним особам в інформації, надання якої цим фізичним або юридичним особам передбачено законом;
2) надавати несвоєчасно, недостовірну чи не в повному обсязі інформацію, яка підлягає наданню відповідно до закону (абз. 1 ч.1 ст. 60 ЗУ "Про запобігання корупції").
ЗУ "Про звернення громадян" регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об'єднання громадян відповідно до їхнього статуту пропозиції про поліпшення їхньої діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів.

Моніторинг уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції чи іншою посадовою особою (наприклад керуючим справами чи секретарем виконавчого комітету) документів, які пройшли обробку в системі електронного документообороту та їхня звірка з реєстрами вихідної кореспонденції, зокрема щодо ідентичності викладеної інформації.

Проведення уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції періодичного вибіркового контролю вхідної/вихідної кореспонденції шляхом порівняння кореспонденції, вказаної у реєстрах ОМС та реєстрів підпорядкованих підприємств або сторонніх організацій (за їхньою згодою).
Співпраця з представниками установи, яка впроваджує систему електронного документообігу (у разі наявності), щодо її налаштування під потреби ОМС та підпорядкованих установ у частині контролю за документообігом з боку уповноваженої особи з питань запобігання та виявлення корупції.

Проведення уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції періодичного вибіркового контролю вхідної/вихідної кореспонденції шляхом порівняння кореспонденції, вказаної у реєстрах ОМС та реєстрів підпорядкованих підприємств або сторонніх організацій (за їхньою згодою).
Співпраця з представниками установи, яка впроваджує систему електронного документообігу (у разі наявності), щодо її налаштування під потреби ОМС та підпорядкованих установ у частині контролю за документообігом з боку уповноваженої особи з питань запобігання та виявлення корупції.

Прийняття рішення про запровадження автоматизованої системи реєстрації кореспонденції (у разі відсутності) з метою чого:
- закупівля необхідного обладнання та програмного забезпечення, його встановлення;
- внесення відповідних змін до інструкції з діловодства в ОМС;
- проведення навчання серед працівників ОМС щодо роботи з кореспонденцією

Індикатори виконання
плану дій
Відповідальний суб’єкт
Потреба у фінансових витратах
Впроваджено систему внутрішньої звірки керівництвом органу вхідної та вихідної кореспонденції Впроваджено систему періодичного  вибіркового контролю виконання ЗУ «Про звернення громадян» Впроваджено систему електронного документообігу  
Органи місцевого самоврядування
НЕ ПОТРЕБУЄ
Підтвердження існування ризику
Тегування: